Come aprire un coworking

Il coworking è sempre più connesso allo smart working. Per questo motivo negli ultimi tempi si assiste ad una crescita esponenziale degli spazi di lavoro condiviso. Questa soluzione può essere anche un’ottima idea di business, soprattutto se si considera che il numero di nomadi digitali o comunque di coloro che hanno bisogno di uno spazio di lavoro temporaneo cresce in modo esponenziale di mese in mese. Scoprite, allora, come aprire un coworking, quali sono i permessi necessari e quali le possibilità di business di questo tipo di attività.

Che cos’è uno spazio di coworking

I coworking sono aziende a tutti gli effetti che offrono spazi di lavoro condivisi che possono essere utilizzati da piccole aziende, liberi professionisti e soprattutto smart worker. Possono essere molti infatti i lavoratori che necessitano, tutti i giorni o solo in alcuni momenti della settimana, di uno spazio di lavoro attrezzato, dove effettuare ad esempio una riunione con dei clienti oppure dove svolgere le proprie attività in un ambiente attrezzato con tutto quello che può servire per lavorare. Infatti una delle caratteristiche più specifiche del coworking è quella di fornire delle postazioni di lavoro completamente attrezzate, con scrivania, sedia e connessione wifi, con la possibilità di utilizzare anche stampanti, un servizio di segreteria condiviso, scanner e molto altro, tutto l’occorrente per un ufficio moderno e funzionale. I costi? Molto più bassi rispetto a quelli che potrebbero essere quelli da affrontare in caso di un ufficio di proprietà esclusiva. Per questi motivi gli spazi di coworking stanno avendo così tanto successo ma anche perché somo una fucina di idee, un luogo dove i diversi professionisti si possono confrontare e lavorare insieme.

Dall’idea di smart working all’apertura del coworking

Se avete l’idea di aprire uno spazio di coworking dedicato a chi svolge il lavoro agile, allora bisogna sapere che si tratta di un’impresa vera e propria. Non basta, quindi, avere un’idea ma è necessario verificare che ci siano tutte le altre condizioni per poter far nascere con successo questo progetto. Per esempio non occorre lanciarsi in una ristrutturazione completa di uno spazio, ma si possono individuare nella propria città o addirittura nel proprio quartiere degli edifici o degli uffici già strutturati per essere trasformati in ambienti di coworking senza grossi investimenti: le spese vanno razionalizzate per utilizzare i soldi per le attrezzature, sempre molto importanti. Inoltre non basta allestire i locali ma bisogna lavorare molto e bene anche sull’aspetto del networking perché chi sceglie di avvalersi del coworking lo fa anche e soprattutto per incontrare persone e organizzare collaborazioni e business con altri professionisti, per ampliare il proprio volume d’affari.

Come trasformare un coworking in una fonte di guadagno

Per riuscire a far prosperare uno spazio di coworking, è necessario contenere le spese per iniziare subito a guadagnare. Ovviamente l’ideale sarebbe disporre già di uno spazio adeguato di proprietà e delle relative attrezzature, ma si può realizzare un coworking anche da zero. Un elemento molto importante per riuscire ad avere successo è la promozione dell’attività. Bisogna far capire ai potenziali clienti che non solo la struttura dispone di postazioni di lavoro ma che al suo interno ci può essere uno scambio vivo e proficuo di competenze, di opportunità di lavoro e di know how, vera linfa vitale per aumentare le possibilità di guadagno. Via libera, quindi, ad eventi, workshop e tutto quello che può contribuire a creare networking e a far circolare il brand dello spazio di lavoro condiviso così da aumentare la platea di potenziali consumatori.

Fare un business plan per un coworking

Poiché, come già detto, uno spazio di coworking è un’azienda a tutti gli effetti, se si decide di aprire un’attività del genere è necessario realizzare un business plan dettagliato per capire la fattibilità dell’investimento. Questo documento avrà tutte le caratteristiche di un business plan classico. Quindi è indispensabile fare un’attenta analisi del territorio per capire non solo quale sia l’offerta ma soprattutto la domanda di spazi di lavoro condivisi. Molta attenzione deve essere data all’articolazione dell’offerta commerciale. Occorre valutare anche le offerte di strutture simili e allinearsi per non avere costi troppo fuori mercato. Una sezione del business plan va dedicata alle strategie per creare networking e un’altra alle attività di marketing e di comunicazione che intendete mettere in piedi per promuovere l’attività. Infine deve essere allegato un piano economico-finanziario nonché uno di sviluppo della fase due, dedicata alla crescita dell’attività con la proposta di ulteriori e nuovi servizi.

Aprire il coworking

Ora che avete realizzato tutta la fase preparatoria, si può iniziare l’attività vera e propria con l’apertura del coworking. Si deve sicuramente pensare ad una festa di inaugurazione, un evento con il quale aprire ufficialmente la struttura, ma in realtà il coworking inizia quando i primi smart worker iniziano ad affollare le sale dello spazio. Non è un obiettivo che si riesce a raggiungere nel giro di poco e per agevolare questo risultato va fatto un accurato piano di marketing ma anche eventi che possano attirare persone all’interno della struttura, così da far vedere da vicino di cosa si tratta. Uno strumento molto utile per iniziare a creare un po’ di visibilità sono i workshop e i corsi di formazione. Un’attività a costo zero? Mettete a disposizione gli spazi per un evento di quartiere o di qualche associazione di volontariato: farete una buona azione e avrete un vasto pubblico nelle vostre sale, pronto a conoscere i vostri spazi. Ricordate: il passaparola è la chiave del successo perché anche l’amico studente può avere un conoscente che fa smart working.

Coworking in franchising

Fra le varie soluzioni possibili per aprire uno spazio di smart working condiviso può essere quello di aderire ad una formula in franchising. In che cosa consiste? Il franchising è la possibilità che un’azienda madre dà ai cosiddetti franchiseer, ossia gli associati, che possono sfruttare il nome, il brand e il know how del franchisor pur rimanendo un’azienda autonoma. Questa soluzione è particolarmente amata da tutti quelle persone che hanno magari uno spazio a disposizione ma non se la sentono di lanciarsi nel mondo dell’imprenditoria senza avere un paracadute di salvezza, preferendo l’idea di poter contare su un brand madre in grado di offrire supporto e formazione ma in molti casi anche arredamenti, attività di marketing e di comunicazione. Ovviamente il franchisee per poter usufruire di tutto questo dovrà versare una fee di importo variabile al franchisor.

Come gestire il coworking

Anche la gestione dello spazio di coworking è un’attività molto importante che deve essere trattata con molta cura. Parte della gestione comprende ovviamente l’amministrazione degli spazi, la fatturazione, i contatti con i clienti e quelli che richiedono informazioni, etc. Ma una parte fondamentale dell’attività di gestione è quella relativa alla promozione degli spazi ma anche all’organizzazione di diverse attività. I social in questo senso sono un valido strumento che deve essere gestito intelligentemente. Gli smart worker, che sono i principali utilizzatori di coworking, sono sempre connessi ed estremamente social per cui questo importante canale deve essere governato per poter raggiungere un numero adeguato di contatti. Inoltre la vita della comunità all’interno del coworking deve essere sempre arricchita di attività stimolanti e coinvolgenti, di momenti di crescita e di arricchimento per la professionalità di tutti.

Normativa e permessi per aprire un coworking

Per aprire uno spazio di coworking e dare inizio all’attività occorre rispettare le normative vigenti, quelle classiche per l’apertura di ogni attività commerciale. In base alle leggi sull’autonomia regionale, ogni territorio potrà avere delle normative specifiche a cui fare riferimento, che possono cambiare da Comune a Comune, quindi è sempre bene informarsi presso le autorità locali. In linea di massima occorre aprire una partita iva, effettuare l’iscrizione presso il registro delle imprese e rilasciare la dichiarazione di inizio attività. Delle normative specifiche ci possono essere in caso di presenza di un bar, di una caffetteria o comunque di un punto di ristoro all’interno della struttura di coworking: in questo casi si deve fare riferimento alla normativa relativa alle attività di somministrazione di cibi e bevande.

Quale tipo di investimento occorre per aprire un coworking

È difficile quantificare con precisione quale tipo di investimento occorra per aprire uno spazio di coworking perché la cifra finale dipende da molti fattori diversi. Sicuramente un coworking non è una delle imprese più dispendiose o che richiede un investimento altissimo per iniziare ad essere operativa. Il primo spazio di coworking aperto in America, vero pioniere di questo settore, iniziò con un investimento di 6mila dollari. Se si decide di aderire ad un’offerta di franchising, si deve ipotizzare una fee minima di 800 euro + iva, costo al quale si devono aggiungere poi quelli di gestione della struttura. Infine per un’attività di coworking autonoma l’investimento ideale potrebbe essere quello di circa 20/30mila euro, così da organizzare uno spazio accogliente e ideale per tutti coloro che vogliono usufruire di ambienti di lavoro condivisi per chi lavora in smart working.

Finanziamenti pubblici per aprire un coworking

Se non avete a disposizione tutta la cifra necessaria per iniziare l’attività di coworking, potete trovare dei soci che possano finanziare l’attività oppure cercare dei fondi pubblici che possano dare liquidità al progetto. Bandi attivi ce ne sono tanti ma occorre verificare le fonti di finanziamento dei diversi Comuni, delle Regioni oppure dei Fondi specializzati nel settore. Generalmente, però, i finanziamenti più comuni sono di tre tipi. Ci sono quelli sotto forma di voucher che sono rivolti agli smart worker per pagarsi l’affitto del coworking spaces. Ci sono poi i fondi che finanziano i lavori di miglioria degli spazi che offrono possibilità di coworking. Infine ci sono tutti quei finanziamenti che servono, invece, per aprire attività che abbiano particolari requisiti come ad esempio le attività commerciali per migliorare le periferie.